O2c

Sådan at planlægge dit møde

Hvis du har en organisation

Hvis du har en organisation, er det vigtigt, at alle forbliver tilsluttet, så alle arbejder på den samme side. Et effektivt redskab til at røre base med dit folk, er at gennemføre møder. Dog kan møderne være ganske tidskrævende og det kan være svært at få folk sammen. Hvis du planlægger dit møde ordentligt, kan du få alle organiseret og får, hvad du har brug gjort.

Sådan at planlægge dit møde. Beslut, hvorfor du har brug for et møde.
Sådan at planlægge dit møde. Beslut, hvorfor du har brug for et møde.

Her er hvordan man kan planlægge dit møde.

  • Beslut, hvorfor du har brug for et møde. Møder er nødvendige. Men du skal have en bestemt grund til, at du ønsker at ringe til en gruppe mennesker sammen. Vil du blot ønsker at blive forbundet med dit hold? Er der en nødsituation eller et bestemt punkt, som du skal tage fat med det samme? Er det noget der kan løses med en telefonsamtale eller måske en e-mail kommunikation? Er et møde virkelig nødvendigt, eller er der andre måder, det kan blive drøftet og formidlet? Vil det være et telefon møde eller opkald konference, en videokonference møde eller en lukket dør møde? Vide, hvorfor du skal have et møde vil hjælpe dig med at afgøre, hvilken type af møde at have.
  • Forbered din dagsorden. Når du har besluttet, hvorfor og hvilken type møde du vil have, skal du skrive ned din dagsorden. Hvilke konkrete emner har du brug for at snakke om på dit møde? Hvis du vil diskutere salgsrapporter og hvordan man kan øge den, så er du nødt til at have kopier af rapporten til gennemsyn. Gør bullet point over varer, du ønsker at drøfte.
  • Indstil en tidsplan. Bestem hvilken dato og tidspunkt du ønsker at have et møde. Sæt den så du har den mest antallet af deltagere som muligt. Hvis du vil have en lang møde, kan du ønsker at indstille det i morgen, når folk er friske. Hvis det er et privat møde, kan du ønsker det gjort sidst på eftermiddagen. Har folk lade dig vide, hvis de ikke kan gøre det. Hvis mindre end halvdelen kan gøre det, kan du nødt til at omlægge.
  • Bestem din mødested. Hvor vil du have dit møde? Hvis du kommer til at tale til en stor gruppe af mennesker, skal du bruge en form for mødelokale. Når du vælger et sted, sørg for at det har det nødvendige udstyr, du har brug for, såsom hvidt bord, projektor, trådløs internetadgang og andre værktøjer du skal bruge til dit møde.
  • Informer alle der har brug for at være der. Når du kender, hvor, hvornår og hvorfor af dit møde, skal du lade folk vide om det. Hvis det er en obligatorisk møde, stat i notatet, at tilstedeværelse er påkrævet. Giv folk rigelig varsel, så de kan klare tidsplaner for at kunne deltage. Mindst en ugers varsel er god nok, selv om nogle tilfælde kan kræve et hastemøde.
  • Hold det kort. Når du har dit møde, holde fast i din dagsorden. Lad ikke møder trækker på og på, fordi alle har travlt og tiden er vigtig. De bedste møder er dem, der går lige til sagen og komme med beslutninger efter behov.


Det er vigtigt

Det er vigtigt, at dine møder er punktlig og produktive. Ellers vil folk ikke være tilbøjelig til at deltage i og måske føler det er spild af deres tid. Hvis du skal, kan du indstille en forudbestemt ugentligt møde, så dine medarbejdere kender til at forvente det regelmæssigt uden at du behøver at udstede rykkere. Endelig, når mødet starter, er det vigtigt at holde sig på sporet, for at få det nødvendige input og udbrede oplysningerne efter behov. På denne måde kan du maksimere møderne.